Team@Work предоставя на потребителя:
- общ поглед върху задълженията и ангажиментите му - обобщен списък на всички задачи и ангажименти (настоящи и бъдещи ) за произволен период от време, с бърз достъп до детайлна информация за всеки отделен елемент
- обобщен списък на всички персонални задачи (постоянни и инцидентни) с техните приоритети, срокове, индикатори за приближаване на крайния срок, за важност по отношение на проекта, към който принадлежат (дали задачата се намира на текущия критичен път на проекта и нейно закъснение, ще доведе до закъснение на целия проект) и т.н.
- при изпълнение на конкретна задача на потребителят, директен достъп до методически указания за изпълнение на задачата; набор от формуляри необходими за изпълнението й; бележки на участниците в проекта, чиято съставна част е задачата (за инцидентни задачи това са бележките на човека изпратил задачата и направените от изпълнителя й); директен достъп до директория, съдържаща документите на проекта (за инцидентна задача това са всички прикачени към нея документи), както и всички планирани изходи от задачата - към следващи изпълнители и участници, които трябва да получат резултатите от нея или да бъдат информирани за успешното й завършване (системата поддържа и възможност, позволяваща при изпълнение само на част от работата, да се активират следващи задачи, за които резултатите са налице с цел максимално бързо придвижване на проекта напред);
- опцията да изпрати пряка задача до служител от организацията или външен партньор. Това може да бъде инцидентна задача или допълнителна задача към проект, непредвидена в етапа на планиране. Във втория случай, тя автоматично се включва в обхвата на проекта и всички динамично генерирани отчети (включително графичните - логическа диаграма, Гант диаграмаа и т.н) се обновяват с нейното съдържание.
- текуща информация за статуса на всяка изпратена от потребителя задача, заедно с направените бележки по нея и актуалното съдържание на прикачените документи
- в случай, че потребителя е ръководител на отдел/екип/бизнес единица, той може в реално време да пренасочва потока от задачи към заместник на неналичен или заангажиран с по-важна дейност служител, да променя изпълнителя на конкретна задача, да разпределят задачите, за които не е дефиниран персонален изпълнител, а са определени за изпълнение от неговата бизнес единица и т.н.
- в случай, че потребителя е ръководител на проекти, той притежава специална функционалност за управление на проектите, за които отговаря - промени в екипите, промени в сроковете на задачите, промяна на изпълнителите на задачи, промяна на обхвата на проекта (прескачане на планирани задачи и т.н).
- достъп до база данни с актуална контактна информация - просто обяснено до базата данни от визитни картички на служители, доставчици, клиенти, партньори, контакти и т.н. Позволява лесно търсене и бързи бутони за изпращане на пряко съобщение или документ до контакт, както и на пряка задача до потребител на системата.
- функционалност за управление на съобщения от различен тип ( семинари, делови срещи, мероприятия и т.н. Съобщенията съдържат не само информация за темата, съдържанието и планираното време на провеждане. Към всяко съобщение могат да се въвеждат бележки от автора на съобщението и от всички, до които е изпратено; да се прикачат електронни документи от произволен тип и т.н. Съобщение може да се изпраща както до конкретен човек, отдел, произволно избрана група от потребители или до всички контакти, регистрирани в системата;
- системата съдържа контекстно вградена цифрова библиотека за организиране и съхранение на съдържание от произволен електронен тип. При създаване на основен елемент в системата (потребител, задача, процес, проект и т.н.) автоматично се създава негова уникална папка, която съхранява, класифицира и впоследствие автоматизира работа с електронни документи. Информацията е достъпна за потребителите в зависимост от правата и функционалностите, с които работят във всеки един конкретен момент. Просто обяснено - погледът на потребителя е фокусиран върху актуалното цифрово съдържание, което е свързано с дейността, която извършва - изпълнение на задача, наблюдение на проект, управление на персонал, информиране за събитие и т.н
- в зависимост от ролите, които потребителят изпълнява и правата, които са му предоставени той има достъп до множество справки и отчети - от отчета за персоналната му ангажираност, до справките за натовареност на цялата организацията, портфолиото от активни проекти и всяка текуща инцидентна дейност в организацията. Повече подробности в тази насока ще намерите в страницата Мониторинг и контрол .
