Основното предназначение на Team@Work е управлението на процеси, проекти и екипи в реално време. Когато управляваме, ние реално наблюдаваме критични бизнес параметри, следим тенденциите и предприемаме действия когато параметър излезе извън стандартното си отклонение.

Всички действия в системата (стартиране на проект, отчитане изпълнението на задача, изпращане на съобщение, промяна на версията на документ и т.н.) стават в реално време и се изпълняват от сървъра на системата. Ето защо той "знае всичко" и може във всеки един момент да ни предостави данните за актуалното състояние на всеки елемент от системата - т.е. с Теам@Work не управлявате по предположения, а въз основа на реални данни.

За да управляваме ефективно, не ни трябва цялата база данни и всеки детайл, а фокус върху няколко основни критични параметри. В зависимост от ролите, които изпълняват и предоставените им права, различните потребители получават достъп до различни функционално и отговарят за мониторинга и контрола на различни параметри.

Схематично можем да разделим наблюдаваните в системата параметри на два големи и ортогонални един на друг класа:

  • натовареността на ресурса-хора в системата
  • портфолиото от активни проекти, които съставляват потока на работа в организацията .

Натовареност на служителите на организацията

По отношение на натовареността на хората са налични различни справки за ръководители от различно ниво по различни сечения (конкретен изпълнител, отдел или друга структурна единица) за различни периоди от време:

  • работен лист
  • детайлна статистика
  • представяне и т.н.

 

Текущи, завършени и бъдещи проекти

По отношение на портфолиото от проекти разнообразието е още по-голямо. В зависимост от управленската роля и отговорност по отношение мониторинга и контрола на изпълнението са налични различни средства и са използвани различни техники за наблюдение и контрол на проектите:

  • Реалното изпълнение на логическата диаграма - графично визуализиране на текущото състояние - кои задачи са изпълнени, кои задачи са предстоящи, кои задачи (в кой момент и от кого) са били игнорирани или добавени. В реалният живот притиснати от ограниченията (обхват, бюджет, време и ресурси) плановете се пренареждат - някои задачи отпадат или се аутсорсват с нови параметри, добавят се нови задачи, ускоряват се дейности и т.н.
  • Критичен път на проекта в реално време - По дефиниция това е най-дългият път от взаимнозависими задачи в проекта, който определя неговата продължителност. Когато сме планирали проекта, той има един или няколко еднакви по продължителност критични пътя (много рядко повече от един). Предназначението му е да подпомогне ръководителя на проекта за фокусиране върху задачите, чието закъснение директно рефлектира в закъснение на целия проект. При реалното  изпълнение обаче новите задачи, както и прекомерното закъснение на задачи извън критичния път могат да закъснеят толкова много, че той тотално да прещрака през съвсем различни от наблюдаваните до момента задачи. без софтуер, това е изключително трудно да се изчисли и ръководителят бързо да може да се фокусира върху новата реалност и да предприеме действия по ускоряване на дейностите по оставащите критични задачи.
  • Гант диаграма в реално време - графично представяне на диаграмата на Гант с реално настъпилите промени (добавени / елиминирани задачи, новосъздадени връзки и зависимости и т.н.), като едновременно се визуализира планирано спрямо текущо състояние.
  • История на всички направени бележки и коментари от участниците в проекта
  • Документна папка на проекта съдържаща електронно съдържание от произволен тип. На едно място автоматично е събрано цялото генерирано съдържание по проекта. Всеки документ носи информация за автора си, за последната направена промяна и т.н. както и история на бележките направени от хората работили върху него.
  • и много други полезни функционалности, за които можете да прочете в Ръкводството за работа с Task manager .