Повечето мениджъри смятат, че "разбират процесите, които се извършват текущо в техните организации", но ежедневно безпроблемната работа се нарушава с "гасене на пожари", инцидентни дейности, с ad hock процедури  и т.н. Повтаряема  констатция при анализиране на причините от всички участници се определя най-често с фразата "липса на организация".

 Трудността е в сложността да се обхване целия поток на работа (от входа до изхода) и синхрона на процесите в динамично променящата се среда, което доскоро не беше възможно с наличните технологични средства.

От друга страна през последните десетилетия се натрупаха знания и практически опит в управлението на матрични организации (за разлика от йерархичния модел),  в управлението на организацията като единна система (систематичния подход), във вероятностния модел за планиране на изпълнението във времето и т.н.

Какво правим?

  • анализ на текущото състояние на процесите в организацията - нивото на организираност, ефикастност, дублирани операции, обмен на информация,  и т.н.
  • категоризиране на процесите (най-вече по отношение на кричността им за бизнеса) -  с цел фокусиране на оперативната дейност върху важните дейности (важното трябва да се върши преди спешното!).
  • структуриране на съдържанието на шафетната палка от информация и данни от началното действие до крайния резултат на всеки процес и начина за обмен на информация между участниците в него.
  • определяне на нивото на детайлност, необходимо на всеки процес.
  • определяне на очакваните резултати от всеки процес - какво, в каква форма, възможни изходи, правила за взимане на решения и т.н.
  • определяне на алтернативи, когато резултатът не е постигнат в необходимото време и параметри - предварително дефинирани процедури, правила, и действия за известяване
  • анализиране на  взаимозависисмостите на процесите в организацията и потока на обмен на информация и данни 
  • и други

Резултатът от нашата работа

Крайният резултат е карта на процесите, които текат в организацията с техните функционални и времеви взаимозависимости. В графичен вид картата ясно визуализира потока на работа, последователността на операциите и връзките между отделните процеси. Практиката ни показва, че дори опитни оперативни ръководители, които я видят за първи път, започват да си доизясняват трудните ситуации, зависимостите, които често пропускат ("особено в напечена ситуация) и причините за инциденти, ad hoc дейности и т.н.

Електронният формат на картата, позволява тя да бъде разбрана както от човек, така и от компютърна програма, която да автоматизира изпълнението на процеса:

  • да проследява операциите,
  • да записва действията на отделните изпълнители,
  • да съхранява резултатите,
  • да придвижва изпълнението от една операция в друга,
  • да алармира при нарушаване на функционални и времеви параметри
  • да организира обмена на информация между участниците
  • и т.н.

Модлеираният процес може да бъде компютърно разигран, за да видите какво се случва и да идентифицирате подобрения на процеса по отношение на разходи, време, обем на работа, точки на забавяне (bottlenecks), сигурност, упраляемост, съответстие и т.н.