Повечето мениджъри смятат, че "разбират процесите, които се извършват текущо в техните организации", но ежедневно безпроблемната работа се нарушава с "гасене на пожари", инцидентни дейности, с ad hock процедури и т.н. Повтаряема констатция при анализиране на причините от всички участници се определя най-често с фразата "липса на организация".
Трудността е в сложността да се обхване целия поток на работа (от входа до изхода) и синхрона на процесите в динамично променящата се среда, което доскоро не беше възможно с наличните технологични средства.
От друга страна през последните десетилетия се натрупаха знания и практически опит в управлението на матрични организации (за разлика от йерархичния модел), в управлението на организацията като единна система (систематичния подход), във вероятностния модел за планиране на изпълнението във времето и т.н.
Какво правим?
- анализ на текущото състояние на процесите в организацията - нивото на организираност, ефикастност, дублирани операции, обмен на информация, и т.н.
- категоризиране на процесите (най-вече по отношение на кричността им за бизнеса) - с цел фокусиране на оперативната дейност върху важните дейности (важното трябва да се върши преди спешното!).
- структуриране на съдържанието на шафетната палка от информация и данни от началното действие до крайния резултат на всеки процес и начина за обмен на информация между участниците в него.
- определяне на нивото на детайлност, необходимо на всеки процес.
- определяне на очакваните резултати от всеки процес - какво, в каква форма, възможни изходи, правила за взимане на решения и т.н.
- определяне на алтернативи, когато резултатът не е постигнат в необходимото време и параметри - предварително дефинирани процедури, правила, и действия за известяване
- анализиране на взаимозависисмостите на процесите в организацията и потока на обмен на информация и данни
- и други
Резултатът от нашата работа
Крайният резултат е карта на процесите, които текат в организацията с техните функционални и времеви взаимозависимости. В графичен вид картата ясно визуализира потока на работа, последователността на операциите и връзките между отделните процеси. Практиката ни показва, че дори опитни оперативни ръководители, които я видят за първи път, започват да си доизясняват трудните ситуации, зависимостите, които често пропускат ("особено в напечена ситуация) и причините за инциденти, ad hoc дейности и т.н.
Електронният формат на картата, позволява тя да бъде разбрана както от човек, така и от компютърна програма, която да автоматизира изпълнението на процеса:
- да проследява операциите,
- да записва действията на отделните изпълнители,
- да съхранява резултатите,
- да придвижва изпълнението от една операция в друга,
- да алармира при нарушаване на функционални и времеви параметри
- да организира обмена на информация между участниците
- и т.н.
Модлеираният процес може да бъде компютърно разигран, за да видите какво се случва и да идентифицирате подобрения на процеса по отношение на разходи, време, обем на работа, точки на забавяне (bottlenecks), сигурност, упраляемост, съответстие и т.н.