Съдържание на статията
5 начина да (не) губим време при изпълнение на проекти
стр.2 - Закон на Паркинсън
стр.3 - Перфекционизъм
стр.4 - Мултитаскинг
стр.5 - Загуба на положителна вариация
Всички страници

Според една ирландска поговорка „когато Господ е създал времето, той го е направил достатъчно“. От друга страна, бащата на съвременната теория за управление на качеството - У. Е. Деминг ( твърди, че „Времето е най-редкия бизнес ресурс“. Истина е, че времето винаги не достига. Уж все планираме, предвиждаме резерви, борим се за по-дълги („реалистични“) срокове, следим процесите отблизо и пак над 70% от проектите закъсняват.

В научната, научно-популярната и псевдонаучната литература отдавна е установена мода нещата да се класифицират в изброими списъци: „6-те мислещи шапки“, „10-те навика на организираните хора“, „12 принципа за успешен бизнес“ и т.н. Ето и нашите пет начина за загуба на време при изпълнение на проекти и контрамерките срещу всеки от тях.

1. Студентски синдром

Студентът учи само преди изпит, независимо колко свободно време е имал преди това. Е, същото е и при проектите. Колкото и дълъг да е срокът за изпълнение на една задача, усилията са концентрирани в края на периода. На фиг. 1 са показани примерни графики на времето на една задача както е било планирано и реалната активност по нейното изпълнение. При планирането сме отчели разпределението на вероятността за срока на изпълнение на задачата (фиг. 1а). Успели сме да осигурим срок, който надвишава сигурното време за изпълнение като сме добавили не малък резерв (нищо, че добавянето на такива резерви увеличава прекомерно сроковете за проекта като цяло). Червената крива на фиг. 1б показва действителните усилия по изпълнението на задачата.

Графиката отразява следната ситуация – работата по изпълнение на задачата не е започнала, тогава, когато тя е била получена. В един момент се установява, че има опасност от закъснение. Усилията рязко нарастват. Всичко зависи от това, доколко правилно е преценен моментът на активизиране. Ако сме сбъркали, задачата ще закъснее. Ако се сблъскаме с непредвидени обстоятелства (Мърфи никога не спи!) - пак ще закъснеем, въпреки планираните (с оглед на законите на Мърфи) дълги срокове и резервни времена.

Оказва се, че независимо от предвидената защита работим в незащитен режим. При това забележете две обстоятелства. Първо, ситуацията не зависи от планираното резервно време - все едно дали то е ден, месец или година, това време се пропилява преди да започне изпълнението на задачата. Второ, преценката кога да стартираме се влияе от преценката ни за средното време за изпълнение на задачата. Но както знаем, средното време ни дава само 50% шанс да успеем в срок. Така не само работим в незащитен режим, но и се поставяме в ситуация, при която рискуваме да закъснеем в половината от случаите.

Контрамерки

Студентският синдром е проблем на работна етика. Следователно трябва да наложим друг тип етика – тази на „Бързия Бегач“. Помните ли старата анимационна серия Road Runner? В нея едно птиче – Бързият Бегач, постоянно тича по пътищата, а Койотът Уили се опитва да го хване. Бързият Бегач има само две състояния: или стои неподвижно, или тича с максимална скорост. „Етиката на Бързия Бегач“ предполага: ако имаш работа, работиш максимално натоварено, ако нямаш – почиваш. Това съответства на зелената крива на усилията на фиг 1.б.

Вероятно бихте възразили, че казаното по-горе нито е някакво откритие, нито е приложимо в повечето случаи, когато сътрудниците ви и без това са претрупани и работят извънредно. Това е вярно, но:

  • първо не всички сътрудници са претрупани. Във всяка организация има ключови изпълнители, които не могат да вдигнат глава от работа и други, които са по-слабо натоварени. Тук става дума за вторите, а също и за за това, че ако работи като “Бърз Бегач”, въпросният сътрудник не задържа развитието на проектите, т.е. не пречи допълнително на работата на останалите.
  • второ, по нататък ще се опитаме да предложим идеи как хората да не са толкова претрупани с работа (спрете да се смеете!).

Ключов момент в реализирането на етиката на Бързия Бегач е и промяната на начина, по който се разглеждат почиващите хора. Традиционно ръководството гледа на сътрудника без работа с лошо око - или се скатава, или е безполезен (да го съкратим!). Промяната трябва да е в посока, че сътрудникът без работа си е свършил работата и това е позитивно, а не негативно състояние – този човек не създава на никого затруднения със своето закъснение. От друга страна самият сътрудник трябва да осъзнае, че „не е негова работа да си търси работа“. Това е задължение на неговия ръководител и той не е виновен за това, че в момента бездейства.
И така, трите компонента на етиката на Бързия Бегач са:

  • всички работят без забавяне и без пестене на усилията докато има работа
  • човекът без работа не се притеснява от това, защото е изпълнил всички текущи задачи
  • мениджмънтът гледа на човека без работа като на човек, който си е свършил работата.