Съдържание на статията
Планиране на времето за проектите или как да съкратим сроковете и същевременно да ги спазим
стр.2 - PERT анализ
стр.3 - Метод на критичната вергиа (CCPM)
Всички страници

В много случаи организациите получават неприемливо дълги срокове за проектите си, макар че при планирането следват логична и сигурна процедура. Два подхода за решаване на този проблем са PERT анализите и методът на критичната верига.

Представете си, че участвате в състезание за поръчка с фиксиран бюджет. Конкурентите са приблизително със същите възможности като вас и срокът за изпълнение на заданието е от решаващо значение. Как да преценим срока, така че да е реално изпълним и същевременно конкурентен? Ако ръководите проект не за външна организация, а за своята често същата задача стои пред вас дори с още по-високи изисквания за оптимизация на времето. За решаването и обикновено се постъпва така - изготвя се логическа диаграма на проекта (последователност от задачи и връзки между тях) и всеки от отговорниците за изпълнението на отделните задачи предоставя информация за сроковете, в които ще се справи. В много случаи този подход води до неприемливо дълги срокове. Ясно е защо – всеки се подсигурява срещу евентуално закъснение.
Алтернативен подход е специалист, неангажиран в конкретния проект да определи за колко време се изпълнява дадена задача. Така може да се получи по-достоверна оценка. Още по-добре е да разполагаме със статистика от предишни проекти (наши или чужди).

Величината “време за изпълнение на задачата”

Ключов момент е да разберем и приемем, че времето за изпълнение на дадена задача не е детерминирана стойност, а случайна величина, зависеща от множество външни и вътрешни фактори. Нека разгледаме нейната структура (фиг. 1).

 

 

Представената примерна крива е разпределението на вероятността задачата да бъде изпълнена за дадено време. Обикновено ние не разполагаме с тази крива. Затова я заместваме с няколко стойности, които можем да преценим по-лесно.

  • Минимално (оптимистично) време, под което не съществува физическа възможност за изпълнение на задачата. Това е времето, за което работа ще бъде завършена ако всичко върви идеално.
  • Най-вероятно време за изпълнение на задачата (върхът на кривата)
  • Средно време за изпълнение на задачата - най-често то е по-голямо от най-вероятното време (двете съвпадат ако кривата на разпределение е симетрична, но практически тя никога не е)
  • Максимално (песимистично) време - то ни е необходимо ако възникнат значителни препятствия. Обикновено се определя като времето, за което има 95% шанс работата да бъде изпълнена. На практика (при липса на информация) това е времето, при което изпълнителят се чувствува сигурен, че ще се справи.
  • Допълнително, резервно време, предвидено „за всеки случай“. Това време почти не зависи от характера на задачата и често е в пъти по-голямо от средното. То е един от основните източници на проблеми за ефективното планиране на проекти. След като го идентифицираме, борбата с него е лесна – премахваме го. За това трябва правилно да сме определили обективните стойности на останалите величини: оптимистичното, средното и песимистичното време за изпълнение.

Първата стъпка към съкращаване на планираните срокове е премахването на резервното време. Така оставаме на всяка задача песимистичното време за изпълнение. Всички участници се чувствуват достатъчно уверени. Срокът за изпълнение на проекта се изчислява като сума от сроковете на задачите, които стоят на критичния му път (по дефиниция критичният път е най-дългата по време поредица от взаимно зависими задачи). Това е една логична и сигурна процедура. Така постъпват болшинството от планиращите. И получават неприемливо дълги срокове за проектите си. Защо?

Да се върнем към определението за песимистичното време. Това е времето което ни гарантира изпълнението дори при много лоши стечения на обстоятелствата. Дали обаче това е разумен подход? Можем ли да очакваме, много лошо стечение на обстоятелствата за всяка задача от критичния път на проекта? Очевидно не. Трябва да се опитаме да съкратим сроковете на задачите в посока на средното време за изпълнение. Ако обаче приемем средното време за изпълнение, отиваме в другата крайност – средното време дава 50% шанс за успех. Това е твърде малко. Истинското решение е някъде по средата.